При этом акт можно получить бесплатно и мгновенно — через электронный документооборот. Этот метод безопасен: документы с электронной подписью юридически равноценны бумажным.
Электронный акт мы сможем прислать, только если ваша организация подключена к одному из операторов ЭДО. К какому оператору подключена компания и подключена ли вообще, можно узнать в бухгалтерии.
Дальше возможны три сценария.
- Ваша компания не подключена к оператору ЭДО. Если решите подключиться, советуем «Диадок». За входящие документы платить не придется, а на все вопросы о регистрации ответит техподдержка оператора. Бесплатный круглосуточный телефон — 8 800 500-10-18. Подключившись, перейдите к следующему пункту.
- Ваша компания уже подключена к оператору ЭДО «Диадок». Если так, примите в системе «Диадок» запрос на добавление в контрагенты от ИП Муранов Вячеслав Викторович (это юр. лицо данного сервиса). Сделать это можно через меню: «Контрагенты > Поиск по ИНН > указать наш ИНН 263218675681 > Принять приглашение». С этого момента вы будете получать от нас электронные акты через «Диадок».
- Ваша компания работает с другим оператором ЭДО: СБИС, «Корус», «Такском». Осталось настроить роуминг между вашим оператором и нашим «Диадоком». Просто отправьте заявку на diadoc.ru/roaming (пункт 2 по ссылке не обязательный). Возможно, ответа придется подождать пару дней. Также вы можете оставить заявку на роуминг своему оператору ЭДО.
Так выглядит заявка на электронный обмен документами. В нашем случае вместо размытого названия вы увидите ИП Муранов Вячеслав Викторович.
Другие закрывающие документы «ИП Муранов Вячеслав Викторович» не предоставляет.
Раньше мы заключали бумажные договоры и редактировали акты под клиентов. А потом количество пользователей выросло в десятки раз и мы поняли, что тонем в документообороте.
Пришлось выбирать: расширять штат и поднимать цены или перейти на ЭДО и отказаться от необязательных документов. Дорожать мы не хотим, поэтому победил второй вариант.
Теперь каждому пользователю мы выставляем одинаковый акт об оказанных услугах. Формат документа не меняем.
А от перечисленных ниже документов мы вовсе отказались.
Бумажные счета. Счета относятся к необязательным документам. Поэтому мы их не распечатываем, не подписываем и в бумажном виде не высылаем.
Акты сверки. Эти документы также не являются обязательными. Компании составляют сверки, чтобы согласовать платежи и проверить задолженность. Но в сделках с «richcontentozon.ru» не бывает должников: мы даем доступ к сервису сразу после предоплаты. А предоплата — всегда 100%. Поэтому акты сверки не готовим и не подписываем.
Сканы актов. Мы предоставляем электронный или бумажный акт, поэтому не делаем и не отправляем сканы.
Бумажные акты, если вы выбрали электронную версию. И наоборот. Когда клиенты выбирают электронный акт, они получают его в системе оператора ЭДО. А когда выбирают бумажный — курьером, без электронной версии.